Cégautó útnyilvántartás 2018-01-23T11:57:15+00:00

Cégautó útnyilvántartás – szükséges-e vezetni?

A vállalkozások többsége rendelkezik autóval vagy ha nem, akkor magántulajdonban lévő autót használ. Kevés olyan cég van, ahol teljes mértékben el lehet a személygépkocsi használatát kerülni.

A céges autóval kapcsolatos szabályok az utóbbi időben nagyon sokat enyhültek, de vannak előírások, amiket be kell tartani.

Társas vállalkozások esetében a jármű puszta tulajdonjoga megalapozza a cégautóadó fizetésének kötelezettségét, a költségelszámolás tényétől függetlenül, azt minden ügyvezető tudja.

Sokat tapasztalt, mulasztási- és adóbírságokon edződött vállalkozókban rögtön felmerül a kérdés, hogy jó, jó, de mi lesz a magáncélú használattal, azt sem kell nyilvántartani (sőt esetleg adózni is utána)?

Kivételesen nem kell adózni, mivel a jogalkotó volt olyan nagylelkű, hogy adómentessé tette a magánszemélynek a céges kocsi ingyenes használatából eredő „jövedelmét”. Ebből következően, a személyi jövedelemadó törvény sem várja el az útnyilvántartás vezetését!

Összefoglalva tehát, céges személyautóknál cégautó adót szükséges fizetni, ami gyakorlatilag a vélelmezett magánhasználat miatti jövedelem és a nem a vállalkozás érdekében felmerült kiadások költségként történő elszámolásának átalányadója. Cégautó adó miatt személygépjárműveknél alapesetben nincs szükség útnyilvántartásra, hiszen a magánhasználat miatt ellentételezve van az Állam. Viszont amennyiben a kocsi ÁFA-ja beszerzéskor levonásra került (haszongépjárműnél, vagy taxinál és bérautónál) és az üzemeltetési költségei elszámolásra kerülnek, akkor az autó teljes használati ideje alatt vezetett menetlevél és útnyilvántartás támaszthatja alá, hogy kizárólag üzleti célja van az autóhasználatnak. Amennyiben az üzleti használat mellett magánhasználat is előfordul az ÁFA csak az üzleti használat arányában igényelhető vissza.

Mi a helyzet akkor, ha a társaság nyílt végű lízingszerződés keretében használja-e a kocsit?

Ha a cég nyílt végű lízingszerződéssel (vagy tartós bérleti szerződéssel) jutott a gépkocsihoz, akkor más a helyzet. Az Áfa törvény a személygépkocsi ily módon történő szerzését nem tekinti termékbeszerzésnek ezért a személygépkocsi vásárlását sújtó levonási tilalommal sem kell számolni. Az esedékes lízingdíjak – amelyeket az adótörvény bérleti díjként kezel – áfája annak arányában vonható le, ahogyan a járművet a vállalkozás áfaköteles tevékenységéhez használja. Ennek ára azonban a cégautó útnyilvántartás vezetése, hiszen honnan máshonnan derülne ki – és főként mivel lenne dokumentálható-, hogy milyen arányban használták a kocsit hivatalosan, és hány kilométert futott kevésbé hivatalosan (mondjuk az ügyvezető gyermekének óvodájához).

Mi az útnyilvántartás?

Az útnyilvántartás olyan bizonylat, amellyel a céges autó hivatali, illetve üzleti utazásait van lehetőség elszámolni. Minden cégautó esetében külön útnyilvántartást kell vezetni. Az útnyilvántartáson a költségek elszámolása az üzemanyagszámlák alapján történik. A cégautó útnyilvántartásnak egy esetleges ellenőrzés során naprakésznek kell lennie. A cégautó útnyilvántartás vezetése WebEye műholdas járműkövető rendszer segítségével teljesen automatizálható, mindig aktuális és napra kész.

A magán és céges út különválasztásának módja

Magán és céges út különválasztására több féle megoldás létezik. Hagyományos, azaz önbevalláson alapuló kézzel, vagy erre szakosodott programmal vezetett nyilvántartással papíron vagy excelben.

Mai kor elvárásainak megfelelő megoldás segítségével, a WebEye műholdas járműkövető rendszerben összegyűjtött, a járműről érkező adatok (gps, üzemmód kapcsoló) alapján történik meg a magán és céges utak különválasztása.

 

Az útnyilvántartás elkészítése.

Azt az időt, melyet az útnyilvántartás hagyományos módon történő elkészítésére fordítunk, a cég szempontjából produktívabb tevékenységekkel is el lehetne tölteni. Az automatizmusok korát éljük, miért ne lehetne az útnyilvántartást automatikusan generálni, ezzel is nagy mértékben csökkentve a vállalkozók adminisztrációs terheit?

Ebben az esetben a cégnek érdemes keresni útnyilvántartás vezetésére alkalmas megoldásokat.

WebEye műholdas flottakövető rendszer útnyilvántartás riportja egy a hatóságok által is elfogadható /NAV-konform/ útnyilvántartás, amely a sofőr által vezetett útnyilvántartáshoz hasonló formátumban összesíti a WebEye készülék által gyűjtött adatokat. A táblázat tartalmaz minden, a kijelölt időszakra vonatkozó és az elszámolás szempontjából értékes és szükséges adatot. Lehetőség nyílik a hivatali és a magánút szétbontására és azok költségeinek meghatározására.

 

Cégautó útnyilvántartás tartalma

Az útnyilvántartásnak nincsenek alaki követelményei, de fontos, hogy legalább a meghatározott adatok szerepeljenek rajta. Minden autó esetén külön-külön útnyilvántartást kell készíteni az alábbi minimális tartalommal:

  • a gépkocsi adatai
  • a gépkocsi indulási helyének megjelölése
  • a gépkocsi érkezési helyének megjelölése
  • az utazás dátuma
  • a gépkocsi kilométeróra állása
  • a megtett távolság km-ben kifejezve
  • az utazás célja
  • a felkeresett ügyfél neve
  • valamint a vállalkozás képviselőjének és a gépkocsi vezetőjének az aláírása

A fenti adattartalom elegendő ahhoz, hogy a céges és a magánhasználat arányát bizonyítsuk. Fontos azonban tudni, hogy az adóhivatal egy-egy konkrét esetben minden körülményt köteles vizsgálni. Épp ezért előfordulhat, hogy amit mi céges használatnak tartunk, azt az adóhatóság magánhasználatnak minősít. Ilyen eset például, ha egy üzletkötő a lakhelyéről indul az ügyfeleket felkeresni, nem pedig a cég irodájától. Ilyenkor hivatkozhatunk arra, hogy az üzletkötő lakhelye közelebb van az ügyfélhez, mint a cég székhelye, vagy esetleg a hatékony és gazdaságos munkavégzésnek a kocsi üzletkötő lakhelyén történő tárolása jobban megfelel.

NAV Ellenőrzések

Az áfa a költségvetés egyik legfontosabb bevételi forrása – az adóhatóság árgus szemekkel figyeli is -, de a társasági adó alapjával szemben is csak a tevékenység érdekében felmerült költségek vehetőek figyelembe. Ha az előzők miatt nincs útnyilvántartás, akkor az adóhatóság belekapaszkodhat a szerinte túlzott mértékű üzemanyag-elszámolásba. Az elszámolt költségeknek a józan ész keretei közt kell maradniuk, figyelembe véve a társaság nagyságrendjét tevékenysége jellegét és volumenét. Amennyiben az adóhatóság vitatja, hogy a költségek egésze a vállalkozás tevékenységét szolgálta – elvileg- ezt nekik kell bizonyítaniuk, ez pedig utólag nem könnyű.

Ám az adóhatóság az esetek többségében ragaszkodik az útnyilvántartáshoz az ellenőrzései során. 

Fontos tudni, hogy az ellenőrzések során a NAV nem csupán az útnyilvántartást vizsgálja, hanem az ezzel összevethető minden dokumentációt, például munkaszüneti napokat, a sofőrök szabadságait, de akár a térfigyelő kamerák felvételeit is!

Cégautó útnyilvántartás elkészítési módjai

Papír alapon, vagy Excelben

Vezethető nyomtatványboltban kapható papíron, vagy akár excel táblában is, de a tartalmi előírások miatt ez rendkívül időigényes, hiszen a jogszabályok pontos ismerete szükséges, valamint az emberi tényező miatt több a hibalehetőség. Nem sok vállalkozás engedheti meg magának, hogy időt pocsékoljon ilyesmire.

Programmal

Útnyilvántartó program használatával a dokumentum elkészítésével töltött idő csökkenthető, valamint a további kényelmi funkciók miatt leegyszerűsíti és megrövidíti az elkészítést.

WebEye műholdas járműkövető rendszerrel

Cégautó útnyilvántartás elkészítése automatikusan történik, a jármű által bejárt valós útvonal alapján. Útnyilvántartás kinyomtatása, vagy elmentése excelbe alig pár másodperc időt igényel.

Az alap útnyilvántartáson túl többféle kimutatás is készíthető, listás és grafikonos formában egyaránt. A járművek pillanatnyi pozíciója is bármikor megtekinthető. A járművek útnyilvántartása bármilyen intervallumra szűrhető, így akár napi kimutatás is készíthető. Az Interneten bármilyen időszak mozgása térképeken is megtekinthető. Az üzemanyag felhasználása is hatékonyabbá válhat a technológia segítségével.

Ügyfeleink

  • Webeye logo_multired_c
  • Webeye logo_baki_c
  • Webeye logo_wb_c
  • Webeye logo_szabau_c
  • logo_dunanett_c
  • logo_intermetal_c
  • logo_bere_c
  • TRANSOLUT
  • ökoviz
  • Hajdú-Közmű-Kft
  • forego_logo
  • delimsilo